Wenn man sich als Privatperson ein neues Auto kauft, hat man schon vorher Vorstellungen von diesem Auto und weiß beim Vergleich der Automarken, welche Ausstattungskriterien für die eigene Kaufentscheidung von Bedeutung sind.

Barßel Steht man allerdings vor der Aufgabe, sich für ein Zeiterfassungssystem in einem Betrieb zu entscheiden, fällt die Auswahl der einzelnen Kriterien schon schwierig. Dieser Artikel schafft Abhilfe und stellt die wichtigsten Kriterien, auf die man bei der Anschaffung einer Zeiterfassungssoftware wie beispielswiese der TimeTrackApp achten muss, vor.

Welche Kriterien gibt es?

Usability / Bedienung: Der Begriff Usability gibt Auskunft über die Nutzbarkeit eines Gegenstands. Bezogen auf eine Software bedeutet dies also, dass die Softwareoberfläche so logisch aufgebaut sein sollte, dass sich die Bedienung einfach und schnell erlernen lässt.

Möglichkeit der manuellen Datenanpassung: Bei einer Zeiterfassungssoftware werden die Arbeitszeiten erfasst - logisch. Sehr wichtig ist es allerdings auch, dass diese Zeiten im Nachhinein eventuell korrigiert werden können. Achten Sie also darauf, dass die Software über eine entsprechende Funktion verfügt.

Maximale Anzahl der Mitarbeiter? Vor allem Softwaresysteme im unteren Preissegment sind in der Anzahl der möglichen Datensätze beschränkt. So kann es also durchaus sein, dass Sie mit einer günstigen Software-Version die Datensätze von maximal 10 Mitarbeitern verwalten können. Wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware für einen größeren Betrieb suchen, sollten sie also unbedingt auf dieses Kriterium achten.

Demo Version verfügbar? In unserer Übersicht der Zeiterfassung Software können Sie sofort sehen, ob zu einem Softwareprodukt eine Demo-Version verfügbar ist oder nicht. Nutzen Sie dieses Angebot der Hersteller! Wenn Sie viel Geld in eine solche Software investieren, sollten Sie mittels einer Demo-Version vorher auch überprüfen, welche Leistung Sie für Ihr Geld überhaupt bekommen.

Auswertungsmöglichkeiten (Diagramme, Tabellen,..) Eigentlich sollte dieser Punkt zum Standard-Funktionsumfang jeder Software gehören, die sich Arbeitszeiterfassungs-Software nennt, aber sicherheitshalber haben wir dieses Kriterium hier nochmals aufgelistet - die Möglichkeiten, erfasste Daten auf verschiedene Arten auszugeben, auszuwerten und weiterzuverarbeiten sind enorm wichtig.

Zeiterfassungssystem - Pro und Contra

Sowohl die Vertrauensarbeit als auch ein elektronisches Zeiterfassungssystem bringt in einem Betrieb Vorteile als auch Nachteile mit sich.

Vorteile

1. Kontrolle der Mitarbeiter: Was für den Angestellten als Nachteile gilt (siehe unten), ist für den Arbeitgeber natürlich von Vorteile: Mit einer Zeiterfassung lassen sich die Ankunftszeiten und Gehens-Zeiten jedes Arbeitnehmers auf einen Klick anzeigen - Leute, die permanent zu spät kommen, können ermahnt werden. Es kann problemlos kontrolliert werden, ob die vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeiten auch wirklich eingehalten werden.
2. Ermittlung der Überstunden: Mit einer elektronischen Zeiterfassung werden automatisch alle Überstunden erfasst. Das hat den Vorteil, dass Sie sofort sehen können, in welchen Abteilungen eventuell Handlungsbedarf besteht um die Mehrarbeit des einzelnen Mitarbeiters zu reduzieren.
3. Daten als Basis für die Gehaltsabrechnung: Die ermittelten Daten, die mit einem Zeiterfassungssystem aufgezeichnet werden, können als Grundlage für die Gehaltsabrechnung genommen werden. So ersparen Sie sich die erneute Ermittlung und Aufzeichnung von Daten (z. B. Urlaubstage, Krankheitstage) und sparen somit Kosten.
4. Einsparung von Personalkosten: Bei einer Vertrauensarbeitszeit ist ein Angesteller der Personalabteilung zum großen Teil nur damit beschäftigt, die Aufzeichnungen der einzelnen Arbeitnehmer zusammenzutragen, zu kontrollieren und weiterzuverarbeiten. Durch die automatisierte Erfassung dieser Daten fällt ein enormer Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung weg.

1. Aufzeichnung jeder Überminute: Im Gegensatz zur Vertrauensarbeitszeit wird bei einer elektrischen Zeiterfassung jede Minute, die mehr gearbeitet wird, erfasst. Auf Unternehmen, die Überstunden vergüten, könnte sich dies negativ auswirken, da bei der Vertrauensarbeitszeit der Arbeitnehmer in der Regel erst ab längerer Mehrarbeit die zusätzlichen Zeite notiert.
2. Kontrolle und Demotivation der Mitarbeiter: Mitarbeiter könnten sich durch solche Systeme kontrolliert und überwacht fühlen. In Traditionsunternehmen mit jahrzehntelanger Firmenkultur könnten solche Einschnitte durchaus das Betriebsklima dauerhaft verschlechtern.
3. Die Entscheidung für oder gegen ein solches System hängt de facto also auch stark von den Strukturen in einem Unternehmen ab - und natürlich von der Anzahl der Mitarbeiter. Bei großen Unternehmen kann es auch empfehlenswert sein, vor der Einführung von einem Zeiterfassungssystem erstmal eine Testphase mit einzelnen Abteilungen zu fahren.