Freitag, 27. April 2018, 11:17 Uhr
Freizeit / Projektmanagement

Agiles Projektmanagement: Sind Sie schon Lean?

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Hamberg Der Begriff Agile stammt ursprünglich aus der Software-Entwicklung, hat sich seitdem aber in praktisch allen Geschäftsbereichen der Dienstleistungsbranche niedergeschlagen und gilt für viele als Schlüssel zum Erfolg in einer dynamischen, digitalen Geschäftswelt. Was ist agiles Projektmanagement, und inwiefern unterscheidet es sich von traditionellen Projektmanagement-Methoden?

Sprints und Scrums

Einer der Grundsteine von agilem Projektmanagement ist, dass Projekte in einzelne Teilabschnitte unterteilt werden, in sogenannte Sprints. Diese können von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen dauern, doch selten mehr als einen Monat. Dabei ist wichtig, lean zu sein: Alles, was dem Kunden keinen Mehrwert bietet, wird vermieden. Um dies sicherzustellen, finden während der Sprint-Phase regelmäßige Scrums statt; kurze, informelle Team Meetings, wo der Fortschritt der einzelnen Gruppen und Teilprojekte besprochen wird. Jeder Sprint führt zu einem präsentierbaren Zwischenresultat, das zusammen mit dem Kunden evaluiert wird. Wenn nötig werden vor dem nächsten Sprint Einzelheiten korrigiert, damit man nach wie vor auf Kurs ist, das bestmögliche Resultat zu liefern.

Während traditionelle Projekt-Management-Prozesse einen Detailplan für ein gesamtes Projekt ausarbeiten, steht bei agilen Projekten die Idee im Vordergrund, dass man zu Beginn des Projektes noch gar nicht genau wissen kann, was der beste Verlauf ist. Das Projekt wird unter der Prämisse gestartet, dass nichts in Stein gemeißelt ist und die Anforderungen werden während des Projektverlaufs ermittelt. Dafür existieren spezifische Tools und Prozesse, um trotz aller Flexibilität Kundenfokus zu garantieren. Diese iterative Arbeitsweise basiert erstens darauf, dass in möglichst kurzer Zeit erste Resultate vorgewiesen werden und zweitens auf einer engen Zusammenarbeit und offenen Kommunikation zwischen Projektteam, Projektleitung sowie allen internen und externen Stakeholdern.

Auch agile Projekte benötigen Dokumentation, Evaluation und Prozesse, damit Anforderungen erfüllt werden, die Kosten im Rahmen gehalten werden und schlussendlich ein Mehrwert generiert wird. Agiles Denken legt aber weniger Gewicht auf detaillierte Dokumentation und geht nicht von der illusorischen Vorstellung aus, man kenne jede einzelne Anforderung des Kunden – selbst wenn der Kunde ein interner ist – bevor die Arbeit am Projekt überhaupt begonnen hat. Vielmehr ist das Ziel, in möglichst kurzer Zeit ein handfestes Resultat oder einen Prototyp zu liefern, welcher im weiteren Verlauf des Projekts verfeinert wird, bis er alle Anforderungen erfüllt. Der Fortschritt des Projektes wird in erster Linie anhand der Evolution dieser Work-in-Progress-Resultate dokumentiert.

Die Rolle des Projektmanagers

Ein Projekt zu starten, ohne den genauen Rahmen und Umfang der Arbeit zu kennen kann riskant erscheinen. Dem wird aber durch das schnelle Erzielen von ersten Teilerfolgen, durch die tägliche Kommunikation und kontinuierliche Feinabstimmung entgegengewirkt. Hier ist die Rolle des Projektmanagers enorm wichtig und unterscheidet sich von großen, starren Projekten. Oft als „Scrum Master“ oder „Facilitator“ bezeichnet, ist die erste und wichtigste Aufgabe der Projektleitung, alle möglichen Störfaktoren und Probleme aus dem Weg zu räumen, damit sich das Projektteam vollumfänglich auf die Arbeit konzentrieren kann. Dazu gehört auch das ermöglichen einer konstanten, offenen Kommunikation und eines nahtlosen Ineinandergreifens aller Zahnräder, die am Projekt beteiligt sind.

Agiles Projektmanagement bringt seine eigenen Tücken und Schwierigkeiten mit sich, wie das Abschätzen und Voraussehen von Risikofaktoren oder das Planen von Ressourcen über das gesamte Projekt hinweg. Diese Faktoren machen es besonders wichtig, dass sich die Projektleitung auf umfassende Tools verlassen kann, welche den Überblick über den Fortschritt des Projekts erleichtern, konstantes Feedback geben und unvorhergesehene Hindernisse sofort melden können. Timewax bietet alle diese Funktionen in einer einfachen, Plattform-übergreifenden Lösung. Dank individuell anlegbarer Plantafeln und umfassender Berichterstattung haben Sie stets den Überblick und die Kontrolle über Ihr Projekt.

Eine Chance für Unternehmen

In einer immer schneller werdenden Geschäftsumgebung, wo sich Bedürfnisse aufgrund einschneidender Entwicklungen schlagartig ändern können, legen Kunden hohen Wert darauf, bereits in kurzer Zeit etwas Handfestes präsentiert zu bekommen. So haben sie stets die Gewissheit, dass das Projekt genau darauf abzielt, ihre Wünsche zu erfüllen und keine unnötigen Leerläufe produziert. Zudem sind sich Kunden selbst in weniger dynamischen Branchen oft nicht genau bewusst über ihre Anforderungen, bevor ihnen erste Resultate präsentiert werden, und ein agiles Projekt kann viel einfacher auf etwaige Änderungen und Updates reagieren und so dem Kunden einen entscheidenden Mehrwert bieten.

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