Hamberg Wenn Sie schon einmal als Projektmanager tätig waren oder mit der Organisation von Projekten betraut sind, dann kennen Sie vermutlich das Problem: Eigentlich haben Sie alles perfekt durchgeplant, jedem Mitarbeiter passende Aufgaben zugeteilt und an alles gedacht – theoretisch müsste das Projekt nun also reibungslos ablaufen. Die Betonung liegt auf „theoretisch“, denn die Praxis sieht meist ganz anders aus. Oft müssen kurzfristig Anpassungen vorgenommen werden, es kommt zu unvorhergesehenen Änderungen und manchmal kann es dadurch ganz schön stressig werden. Doch mit der richtigen Personalplanungssoftware sind Sie für solche Situationen gewappnet und können schnell und effizient (um)planen.

Personalplanungssoftware mit Drag & Drop

Viele Unternehmen verwenden für Ihre Projektplanung schlicht Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel. Das mag bei kleineren Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern durchaus funktionieren, doch sobald eine größere Zahl an Mitarbeitern involviert ist, erweisen sich solche Programme als recht unpraktisch. Für jede Änderung müssen Zeilen hinzugefügt oder gelöscht werden – eine unnötige Fehlerquelle, die im schlimmsten Fall einen ungemeinen Mehraufwand an Zeit bedeuten kann. Bei kurzfristigen Änderungen ist es außerdem notwendig, alle beteiligten Mitarbeiter schnellstmöglich darüber zu informieren. Wenn mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm gearbeitet wird, dann wird hierfür auf Telefon und E-Mail zurückgegriffen, was wiederum wunderbar funktioniert, wenn es sich lediglich um wenige Mitarbeiter handelt.

An dieser Stelle kommt Personalplanungssoftware ins Spiel. Ein großer Vorteil von guter Personalplanungssoftware im Vergleich zu einfachen Tabellenkalkulationsprogrammen ist die Drag & Drop-Funktion. Damit sparen Sie einerseits viel Zeit beim Planen – es ist nicht länger notwendig, Zeilen zu kopieren bzw. zu löschen oder sonst irgendwie herumzuformatieren – andererseits wird mit dieser Funktion auch die bereits erwähnte Fehlerquelle vermieden: Es kommt nicht länger zu ungewollten Verschiebungen durch falsches Kopieren/Löschen der Zeilen.

Zusätzlich dazu erkennt gute Personalplanungssoftware sofort eventuelle Überschneidungen in Ihrer Planung sowie zu viel geplante Stunden, wodurch Konflikte frühzeitig erkannt und Fehler in der Planung vermieden werden können. Das spart Zeit beim Zeitplan-Erstellen und schafft die Basis für eine gelungene Umsetzung des Projekts.

Projektplanungssoftware mit Online-Personalplanung und Mobile-App

Ein weiteres großes Plus von Personalplanungssoftware ist, dass sie es im besten Fall ermöglicht, die Personalplanung online durchzuführen. Das hat zum einen den Vorteil, dass Ihre Daten und Vorhaben nicht durch eventuelle Schäden an der Hardware verloren gehen können, zum anderen aber vor allem, dass jeder einzelne Mitarbeiter auf die Planung zugreifen, diese mitverfolgen und gegebenenfalls auch anpassen kann. Somit werden aufwändige Telefonate und E-Mails vermieden und jeder Mitarbeiter hat selbst die Möglichkeit, sich immer und überall über den Stand der Dinge zu informieren, was wiederum Zeit spart und eventuellen Fehlerquellen erneut entgegenwirkt.

Als äußerst praktisch erweist sich auch Personalplanungssoftware, die eine Mobile-App beinhaltet. Eine solche Mobile-App ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen noch schnelleren Zugriff auf die aktuelle Planung, auch dann, wenn sie gerade keinen Computer zur Verfügung haben. In der Praxis hat das unter anderem den Vorteil, dass Mitarbeiter im Außendienst notwendige Anpassungen in der Planung direkt umsetzen können. Außerdem bieten manche Mobile-Apps weitere interessante Funktionen, welche die Personal- und Projektplanung zusätzlich vereinfachen können. Mit der in die Projektplanungssoftware von Timewax integrierte Mobile-App etwa können zusätzlich die tatsächlichen Arbeitsstunden angegeben werden und es können Berichte über die Entwicklung des Projekts sowie Details zur prozentuellen Verfügbarkeit und den voraussichtlich benötigten Stunden eingetragen werden.

Auslastungs- und Zeitnachweisfunktion

Eine gute Personalplanungssoftware bietet neben Ressourcenplanungs-Funktionen und Mobile-App auch noch andere Features, die den Projektplanungs-Alltag vereinfachen. Mit einem Produktivitäts- und Prognosetool etwa hat der Projektmanager die Möglichkeit, die Produktivität der einzelnen Abteilungen, Positionen und Ressourcen zu analysieren, dadurch Personalprobleme zu erkennen und denen frühzeitig entgegenzuwirken.

Zeitnachweisfunktionen ermöglichen es wiederum, die Zeiterfassung so schnell und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Im Idealfall können Mitarbeiter ihre Zeitnachweise binnen weniger Minuten einreichen und eventuelle Beschreibungen oder Fortschrittsberichte hinzufügen. Oft ist es möglich, automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu konfigurieren, die zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl als Erinnerung an diejenigen Mitarbeiter versandt werden, die ihren Zeitnachweis noch nicht eingereicht haben. Somit übernimmt das Programm wieder eine kleine Aufgabe mehr, die sonst wertvolle Zeit in Anspruch genommen hätte.

Sie sehen also, es gibt viele Möglichkeiten, wie mit Hilfe der richtigen Projektplanungssoftware viel Zeit gespart und somit unnötiger Stress vermieden werden kann. Haben Sie denn schon die passende Software für Ihr Unternehmen gefunden?