Trotz oder vielleicht auch gerade wegen des Internets, und des damit verbundenen Datenverkehrs in Lichtgeschwindigkeit, sind Dienstreisen nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Arbeit. Der persönliche Kontakt ist einfach nicht zu ersetzen. Diesem Umstand trägt auch das Finanzamt Rechnung.

Hagen Es ermöglicht Angestellten, Selbstständigen und freiberuflich Tätigen, einen Teil der mit dem Reisen verbundenen Aufwendungen vom jährlichen Steueraufkommen abzuziehen. Dabei besteht sogar die Möglichkeit, Dienstreisen und Urlaubstage miteinander zu verknüpfen. Auch hierbei können ganz legal Steuervorteile in Anspruch genommen werden. Es muss nur alles richtig deklariert werden.

Was ist eine Dienstreise im Auge des Fiskus?

Die Reise muss im Interesse des Arbeitgebers oder bei Freiberuflern den üblichen Arbeitsinhalten entsprechen. Das können sehr unterschiedliche Zwecke sein, wobei natürlich die häufigsten Arten von Dienstreisen etwa Fahrten zu Montagearbeiten, Kundendienst, Kundenbesuche, Messe- und Ausstellungsbesuche sowie Teilnahmen an Tagungen oder Kongressen sind. Aber auch Studienfahrten, Exkursionen, Forschungsreisen, Expeditionen und, bei Lehrern, Kursleitern und Pädagogen, ebenso Klassenfahrten und Ausflüge. Die hierfür aufgewendeten Kosten dürfen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeführt werden. Anteilig oder auch voll zur steuerlichen Belastung gegengerechnet werden hierbei Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und auch Fahrtkosten, wenn kein Dienstwagen für die Fahrt verwendet wurde. Ebenso dürfen Dienstreisen dann nicht mehr in den Werbungskosten angegeben werden, wenn der Arbeitgeber speziell für die Reisetage einen Gehaltsaufschlag gewährt, bei Monteuren als „Auslöse“ bekannt, ein bestimmter Tagessatz, der die Reisenebenkosten und den Verpflegungsmehraufwand abdeckt. Vereinfacht gesagt, alles was der Arbeitgeber nicht direkt oder indirekt bezahlt, kann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn es im beruflichen Interesse ist.

Beruflich mit dem Privatwagen unterwegs

Dienstfahrten mit dem eigenen Auto fallen wiederum in einen eigenen, viel diskutierten Bereich, weil es viele Menschen betrifft. Vor allem natürlich Personen, die beruflich mit dem Privatfahrzeug unterwegs sind. Hier bestehen zwei Möglichkeiten, die persönliche Steuerbelastung zu mindern. Einmal die Kilometerpauschale oder Dienstreisepauschale, nicht mit der Pendlerpauschale verwechseln, und dann noch der individuelle Kilometerkostensatz.

Bei der Dienstreisepauschale veranschlagt der Fiskus für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer mit einem privaten Pkw 30 Eurocent. Für Krafträder, Motorrad, Roller oder Moped, sind es nur 20 Eurocent, die vom Steueraufkommen rückerstattet werden. Fahrradfahrer können keine Dienstreisepauschale in Anspruch nehmen. Da muss wohl das gute Umweltgewissen genügen. Immerhin erlaubt die Dienstreisepauschale im Gegensatz zur Pendlerpauschale, dass wirklich jeder gefahrene Kilometer geltend gemacht werden kann.

Der individuelle Kilometer-Kostensatz ist bezüglich der Geltendmachung der Kosten wesentlich komplexer, kann sich aber gerade bei Privatfahrzeugen lohnen, die in Anschaffung und Unterhalt sehr teuer sind. In der Regel erwartet das Finanzamt hier das Führen eines Fahrtenbuchs, dazu kommt die Listung aller das Fahrzeug betreffenden Kostenarten wie:

• Benzinkosten der Dienstreisefahrten
• Wartung, Pflege, Reparatur
• Parkplatz- oder Garagenmiete
• Versicherungen
• Kfz-Steuer (ja, auch die)
• AfA (Absetzung für Abnutzung)

Die Summe aus den gelisteten Kosten wird nun zuerst durch die gesamten gefahrenen Kilometer des Jahres geteilt, Beispiel: die Gesamtkosten betragen 12.000 Euro, insgesamt gefahren wurden im selben Jahr 40.000 Kilometer, dann lautet die Rechnung 12.000 : 40.000 = 0,3 (30 Eurocent). Nun wird dieses Ergebnis mit den dienstlich gefahrenen Kilometern multipliziert, 0,3 x 25.000 = 7500. Dieser Betrag, 7500 Euro, kann nun als individueller Kilometer-Kostensatz in der Steuererklärung angegeben werden, wobei es wichtig ist, dass alle Kosten belegbar sind.

Wo gibt es noch für Steuererleichterungen bei Dienstreisen?

Eine Dienstreise ist in der Betrachtungsweise des Finanzamtes erst dann eine Dienstreise, wenn diese länger als 8 Stunden dauert. Das hat nichts mit den gefahrenen Dienstkilometern zu tun, aber mit dem Verpflegungsaufwand. Ab diesem Zeitraum dürfen 12 Euro pauschal für Essen und Trinken abgesetzt werden. Dauert die Dienstreise mehrere Tage, können auch die An- und Abreisetage, selbst wenn die Hin- oder Rückreise keine 8 Stunden dauert, mit je 12 Euro abgerechnet werden so das Dresdner Reisezentrum Lufthansa City Center Business Travel.

Auch Übernachtungskosten, soweit nicht vom Arbeitgeber getragen, wirken sich steuermindernd aus. Dabei gilt seit dem Jahr 2014 für Arbeitnehmer in den ersten 48 Arbeitsmonaten einer beruflichen Tätigkeit die unbegrenzte Absetzung der Übernachtungskosten als Werbungskosten, danach maximal 1000 Euro pro Monat. Für Selbstständige und Freiberufliche gilt diese Pauschale nicht, sie müssen ihre Übernachtungskosten individuell belegen. Für Arbeitnehmer, die dienstlich viel im Ausland unterwegs sind, erlaubt der Fiskus dem Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfreie Pauschalbeträge von 20 bis über 300 Euro pro Nacht, abhängig vom Einsatzort, auszuzahlen.

Alles, was auf einer Dienstreise mit der Arbeit zu tun hat, darf in der Steuererklärung auch angegeben werden, von Parkgebühren und Straßenmaut über Eintrittskarten, Tickets für Busse und Bahnen, Taxi, Reisegepäckversicherungen bis zum Schadenersatz, der eventuell bei einem Verkehrsunfall geleistet wurde. Auch dienstliche Telefonkosten und, nach einer mehr als einwöchigen Dienstreise, ebenso die Kosten für ein 15-minütiges Privatgespräch mit Zuhause.

Urlaub und Dienstreise verknüpfen

Bis zum Jahr 2010 waren Dienstreisen und private Reisen bezüglich der steuerlichen Absetzbarkeit klar zu trennen, entweder nur Dienstreise oder nur Privatreise. Ein Machtwort des Bundesfinanzhofs änderte dies. Seitdem sind anteilige dienstliche Reisekosten absetzbar, wobei die Untergrenze etwa bei 10 % liegt, vereinfacht ausgedrückt, wer für zehn Tage eine Reise antritt und davon ein Tag mit beruflichen Dingen beschäftigt ist, kann diesen einen Tag als Werbungskosten anführen. Umgekehrt erlaubt der Fiskus bei einer neuntägigen Dienstreise die volle Einberechnung eines weiteren, angehängten Urlaubstages.

Natürlich sind solche klaren Gliederungen von Privat- und Dienstreisen eher selten. Viel häufiger werden etwa Wochenenden im Anschluss an Fortbildungskursen oder Seminaren genutzt, um noch zwei Tage Urlaub anzuhängen. Steuerlich bedeutet dies beispielsweise bei einer fünftägigen Dienstreise mit zwei angehängten Urlaubstagen ein Mix aus 5/7 Dienstreise 2/7 Urlaub. Aus den Gesamtkosten der Reise dürfen folglich 5/7 der Reisekosten als Werbungskosten geltend gemacht werden.

In der Regel bezahlt der Arbeitgeber so oder so Dienstreisen wie Fortbildungskurse oder Messebesuche, folglich ist der Effekt für Arbeitnehmer aus steuerlicher Sicht eher gering. Freiberufler und Selbstständige haben hierbei weit mehr Spielraum, denn gerade in diesen Berufsgruppen ist der Übergang von dienstlich zu privat meist fliesend und lässt sich nur schwer abgrenzen. Wichtig ist hierbei die Belegbarkeit aller beruflichen Handlungen während der Reise.

Die beste Möglichkeit, steuerliche Vorteile aus verknüpften Reisen zu erhalten, ist die sorgfältige Aufbewahrung aller Belege, Rechnungen, Tickets und deren eindeutigen Zuordnung. Am besten gleich auf der Rückseite den jeweiligen Anlass, privat oder dienstlich, notieren, dann fällt auch das Ausfüllen der Steuererklärung wesentlich leichter und umso schneller gibt es Geld zurück vom Staat oder zumindest wird die Nachzahlung etwas geringer ausfallen.